O nás Pro veřejnost Fondy a pomůcky Knihovna Publikace Výstavy a akce Výzkum Archiv zpráv Předarchivní péče

E-government a spisová služba

V souvislosti s elektronizací veřejné správy dochází k zásadním změnám v právní úpravě spisové služby. Národní archiv v této souvislosti pořádá nebo spolupracuje na řadě akcí. Základní informace a odkazy k tématu přináší následující stať.


Autorizovaná konverze dokumentů a datové schránky


Problematiku upravuje zákon 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Analýzu zákona po právní stránce podává HERUDEK, Michal: Jak se rodil a co přináší eGovernment Act. In: Veřejná správa (2008), č. 20, s. 15-19. U prováděcích vyhlášek (technického charakteru) k citovanému zákonu bylo ukončeno připomínkové řízení. Jejich návrhy naleznete na portálu vlády ČR v knihovně připravované legislativy

  • Vyhláška o podrobnostech přístupu do datové schránky
  • Vyhláška o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů

V souvislosti s novelou zákona o archivnictví a spisové službě bude novelizován i zákon 300/2008 Sb. Jedná se zejména o zpoplatnění datových schránek pro orgány veřejné moci (pozměňovací návrh, sněmovní tisk 704/2, viz též informace o ceně ) a úpravy autorizované konverze (návrh novely, sněmovní tisk 704 ).

Řadu informací k problematice poskytují specializované webové stránky, kde je i možnost položení dotazů, http://www.datoveschranky.info. Zejména upozorňujeme na metodické návody pro kraje, které lze přiměřeně užít i u organizačních složek státu. Národní archiv vypracuje na základě porady obdobný návod pro „své“ původce.

Napojení systémů pro správu dokumentů (elektronických spisových služeb) předjímá technický návrh připravený pěti největšími firmami dodávajícími systémy spisové služby, ke kterému se přihlašují další. Řešení bude součástí provozního řádu datových schránek a počítá se sním jako se součástí národního standardu pro systémy elektronické spisové služby (viz dále).

Řadu informací k problematice datových schránek naleznete v příspěvcích konference ISSS‘2009 a také ve specializovaných článcích serveru Lupa.cz:

PETERKA, Jiří: Datové schránky v obrazech,

PETERKA, Jiří: Datové schránky ante portas,

PETERKA, Jiří: Datové schránky ante portas II.



Novela zákona o archivní a spisové službě. Nová vyhláška o spisové službě.


V Poslanecké sněmovně Parlamentu ČR je v současné době (15.4.2009) připravena na druhé a třetí čtení novela zákona 499/2004 Sb., bohužel však byla vyřazena z projednávání 52. schůze. Přehledné vyznačení změn je patrné ze sněmovního tisku 704/0 (k dispozici též ve formátu textového editoru). Pozměňovací návrhy z výborů jsou označeny jako tisk 704/1 a tisk 704/2. Výraznější změny, které přináší navrhovaná novela zákona 499/2004 Sb. jsou následující:

  • Povinná elektronická spisová služba pro většinu veřejnoprávních původců
  • Jednoznačný identifikátor jako prostředek označení
  • Evidence dokumentů (nejen podací deník)
  • Vyvěšování na úřední desce
  • Možnost změn skartačních lhůt
  • Podmínky pro umístění spisovny (mírnější než u archivů)
  • Postup při spisové rozluce
  • Povinnost opatřit doručený elektronický dokument vždy časovým razítkem
  • Právní fikce pravosti elektronického dokumentu
  • Elektronická komunikace
  • Datové formáty pro komunikaci a ukládání

K důležitým novinkám u veřejnoprávních původců se řadí zejména povinnost vést plně elektronickou spisovou službu (§ 63 odst. 3 návrhu novely; týká se většiny původců v předarchivní péči Národního archivu) a možnost provádět tzv. „neautorizovanou konverzi“ dokumentů podle §69a návrhu. Zásadní je také právní fikce nepopiratelnosti elektronického dokumentu dle § 69a odst. 8 návrhu. Předefinována jsou ostatní ustanovení o spisové službě tak, že tuto již není možné vnímat pouze prostřednictvím podacího deníku, ale vztahuje se i na další evidence, resp. specializované systémy spravující dokumenty. Podací deník bude uveden až ve vyhlášce o spisové službě stejně jako podací razítko, které je zobecněno jako „jednoznačný identifikátor (§ 64 návrhu). Nová jsou ustanovení o postupu při spisové rozluce (§ 68a návrhu).

Vyhláška o spisové službě (náhrada vyhlášky 646/2004 Sb.) není dosud zveřejněna, v nejbližší době bude předána do meziresortního připomínkového řízení. Základní informace poskytuje prezentace HÁJKOVÁ, Jana – KUNT, Miroslav: Nová archivní legislativa. 15. sympozium EDI (FACT a eB) Praxe elektronické komunikace v obchodních vztazích. Hospodářská komora ČR, 2009.



Národní standard pro elektronické systémy spisové služby, digitální archiv


V souvislosti s povinným vedením plně elektronické spisové služby budou stanoveny požadavky na systémy pro správu dokumentů (ERMS). Požadavky vychází z mezinárodního standardu MoReq2 upraveném na české podmínky. Standard se v současné době připravuje, základní informace poskytne prezentace KUNT, Miroslav: Národní standard pro systémy elektronické spisové služby. ISSS‘2009, Hradec Králové, 2009. .

Součástí Národního archivu má být dle připravované novely archivního zákona digitální archiv, který by měl zajišťovat garantované uložení elektronických dokumentů a prostředky pro jejich zpracování a využívání.

15.dubna 2009