Vyhledávání a objednávání archiválií ke studiu

Badatelny Národního archivu (Badatelna Chodovec a Badatelna Dejvice) jsou určeny především k prezenčnímu studiu archiválií. Přístup k archiváliím však není neomezený, upravuje ho celá řada legislativních předpisů. Kromě zákona o archivnictví a spisové službě (včetně prováděcích právních předpisů) jsou pro  archivy i badatele závazné legislativní předpisy týkající se např. ochrany a zpracování osobních údajů, autorských práv a celá řada dalších. Studium se v badatelnách archivu řídí Badatelským řádem, ten upravuje nejen formální záležitosti, např. badatel musí všechny své věci (kromě psacích potřeb, případně počítače či fotoaparátu) odložit v uzamykatelné skříňce v šatně badatelů, do badatelny vstupuje neznečištěný, bez jídla a pití, ale také konkrétní podmínka studia.

Co musí udělat zájemce o studium archiválií?

• ujasněte si, co chcete studovat. Jedině tak zjistíte, na který archiv se máte obrátit,
• začněte na internetu. Většina archivů ČR má nejen své webové stránky, ale často také webové aplikace, v nichž můžete nalézt archivní pomůcky, soupisy archivních souborů i reprodukce archiválií, aniž byste museli do archivu osobně dojít,
• takovým nástrojem je v Národním archivu Digitální badatelna, obecné informace o archivech a o archivních souborech, které spravují, naleznete na stránkách MV ČR.
• pokud jste nalezli, co potřebujete a chcete si objednat archiválie ke studiu do badatelny, můžete použít objednávkový formulář, tzv. Žádanku, vyplňte všechny údaje a odešlete. Čím více údajů uvedete, tím pravděpodobnější bude, že vámi požadované informace budou nalezeny. Personál badatelny vás bude informovat o tom, že archiválie máte připraveny k nahlížení.

• svou návštěvu ohlaste alespoň 3 dny předem mailem nebo telefonicky do badatelny:  badatelna@na.gov.cz, tel. 974 847 247 (Chodovec), tel. 974 847 834 (Dejvice).

Nenalezli  jste to, co potřebujete prostřednictvím internetu? Pak musíte do badatelny přijít. Odborný personál Vám poskytne základní informace, případně zprostředkuje konzultace s odborným archivářem.

Co musíte udělat při příchodu do archivu?

• vezměte s sebou platný průkaz totožnosti, tím se musíte prokázat při svém příchodu do archivu (recepce) a znovu pro ověření vaší totožnosti při vyplnění Badatelského listu,
• po vstupu do badatelny se vás ujme službukonající archivář, kterému sdělíte, co potřebujete. Pokuste se mu sdělit, co přesně potřebujete, poskytněte mu co nejvíce údajů,
• pokud archivář usoudí, že požadované informace je možné v archivních souborech vyhledat, vyplní s vámi Badatelský list a poradí vám, jak dále postupovat,
• archiválie vám budou předloženy na základě tzv. Žádanky, tj. formuláře, který musíte vyplnit a předat službě, která zadá vaší objednávku do informačního systému. Tento systém je nastaven tak, aby byla respektována pravidla Badatelského řádu, s nímž je badatel povinen se seznámit ještě před zahájením studia. Systém zablokuje přístup k archiváliím, v případě, že je k dispozici jejich studijní kopie (mikrofilm nebo digitální reprodukce), nebo pokud obsahují osobní údaje, fyzický stav nedovoluje předložení ke studiu, právě probíhá jejich zpracování nebo digitalizace, jsou mladší třiceti let nebo byl překročen denní limit, atd.,
• pokud od vaší poslední návštěvy v badatelně uplynulo 30 dní, budou archiválie vráceny do klimatizovaných depozitářů a nebudete je mít dále k dispozici,
• při své první návštěvě dostanete bílé rukavice, je povinností každého badatele mít rukavice při každé své návštěvě čisté. Používáním rukavic chráníte archiválie před potem svých rukou,
• v případě potřeby vám obsluha badatelny zhotoví kopie vybraných archiválií, jejich cena se řídí platným Ceníkem, ten je archivům přikázán prováděcím právním předpisem. Kopie si pro svou potřebu můžete pořídit sami, zcela zdarma svým vlastním zařízením, za dodržení podmínek Badatelského řádu. Jen pozor na další užití těchto kopií, odpovědnost padá na vaší hlavu.