O nás Pro veřejnost Fondy a pomůcky Knihovna Publikace Výstavy a akce Výzkum Archiv zpráv Předarchivní péče

Zásady pro vystavování archiválií a formuláře

Foto z výstavy. NA, Sb. poz., inv. č. I 6258/7Hlavními úkoly archivů je shromažďování dokumentů trvalé hodnoty, jejich zpracování, ochrana a zpřístupnění. Jedním ze způsobů zpřístupnění a prezentace archiválií (ale i archivů a archivnictví jako oboru) jsou výstavy.

Archiválie jsou tvořeny různými typy organických ale i anorganických materiálů, které za nevhodných klimatických a světelných podmínek, či nevhodnou manipulací při vystavování mohou být nevratně poškozeny. Z tohoto pohledu představují výstavy vždy riziko, a proto k jejich přípravě a zajištění musí být vždy přistoupeno s maximální pečlivostí, odpovědností a znalostí všech možných rizik. Obecně lze však říci, že archivy mohou krátkodobě vystavovat originály archiválií, avšak za podmínky zajištění všestranné bezpečnosti vystavovaných památek. Pokud není možné bezpečnost vystavovaných archiválií zajistit nebo se jedná o dlouhodobé či dokonce stálé expozice, je nezbytné vystavovat kvalitní reprodukce a faksimilie originálů.

Zásady vystavování archiválií v Národním archivu vznikly na základě výsledků tříletého grantu "Vliv světla a ultrafialového záření na archivní dokumenty", který byl řešen v letech 1998 - 2000. Především otázce osvětlení archiválií při výstavách je věnována značná pozornost a nové přístupy k osvětlování citlivých archiválií jsou těžištěm celkové výstavní strategie. Zásady jsou určeny především pro instituci, ve které vznikly, ale mohly by se stát vzorem pro další státní archivy, případně inspirací pro knihovny, muzea a galerie.

Souhlas k vystavování archiválií (nebo zapůjčení k výstavě) náleží vždy řediteli archivu. Tento souhlas je však podmíněn souhlasem vedoucího restaurátorského a konzervátorského oddělení. Žádost o vystavování archiválií by měl ředitel archivu obdržet minimálně 6 měsíců před zahájením výstavy. V opačném případě se žadatel vystavuje nebezpečí, že požadované archiválie, které bude nutné před výstavou restaurovat, nebudou zapůjčeny.

Plakát k historicky první výstavě uspořádané v Archivním areálu na Chodovci.Na základě zaslané žádosti určí ředitel (vedoucí archivního oddělení) pracovníka, který po odborné a organizační stránce bude zajišťovat výstavní akci nebo zápůjčku. Tento pracovník sám nebo ve spolupráci s dalšími odbornými pracovníky vybírá a shromažďuje archiválie požadované k výstavě, které posléze předá restaurátorům. Dále pak v případě potřeby zajišťuje zhotovení reprodukcí, včasné stanovení pojistných částek, připravuje Smlouvu o výpůjčce, předává archiválie komisaři výstavy a po ukončení výstavy zajišťuje předání archiválií zpět restaurátorům k závěrečnému posouzení stavu.

V případě, že se archiválie zapůjčují k výstavě mimo budovu Národního archivu v Praze, je vypůjčiteli zaslán podrobný Dotazník pro zapůjčení archiválií k výstavním účelům (Příloha č.1).

Restaurátoři archivu podrobně posoudí fyzický stav požadované archiválie a na základě znalostí fyzického stavu, typu archiválie a vyhodnoceného dotazníku rozhodnou, zda a které z požadovaných archiválií budou vystaveny nebo zapůjčeny pro výstavní účely.

Před zapůjčením u vybraných archiválií pracovníci restaurátorského oddělení vyplní Protokol o stavu archiválie před výstavou (Příloha č.2). Protokol může být doplněn nebo nahrazen kvalitní reprodukcí (černobílá nebo barevná fotografie, diapozitiv, digitální fotografie, mikrofilm) a je součástí Smlouvy o výpůjčce (Příloha č.3). Vybrané archiválie zabalí a předají odpovědnému pracovníkovi k expedici.

Archiválie by měly být před zapůjčením pojištěny. Při stanovování pojistné částky se přihlíží k historické a umělecko-řemeslné hodnotě archiválie a k nákladům na restaurování v případě jejího poškození a tuto částku stanoví pracovník Národního archivu a je též uvedena ve Smlouvě o výpůjčce. Písemný doklad o uzavření pojištění musí být zaslán Státnímu ústřednímu archivu před zapůjčením archiválie.

V průběhu výstavy kdykoliv pracovníci Národního archivu v Praze mohou kontrolovat stav vystavených archiválií a dodržování požadovaných výstavních podmínek. Obdobně tak by měli být při instalaci zapůjčených archiválií a též při likvidaci výstavy.

Po ukončení výstavy odpovědný pracovník zajistí, aby se všechny archiválie vrátily zpět do restaurátorského a konzervátorského oddělení, kde restaurátoři za účasti zástupce vypůjčitele posoudí jejich stav a doplní Protokol o stavu archiválie. Teprve potom mohou být archiválie vráceny do depozitářů.


Dokumenty a formuláře ke stažení:


SMLOUVA O VÝPŮJČCE
pdf icon Dokument ve formátu PDF» (115 kB)
rtf icon Dokument ve formátu RTF» (147 kB)



Zásady vystavování archiválií v Národním archivu
pdf icon Dokument ve formátu PDF» (111 kB)
rtf icon Dokument ve formátu RTF» (177 kB)

Dotazník pro zapůjčení archiválií k výstavním účelům
pdf icon Dokument ve formátu PDF» (22 kB)
rtf icon Dokument ve formátu RTF» (7 kB)

Protokol o stavu archiválie, volný materiál
pdf icon Dokument ve formátu PDF» (14 kB)
rtf icon Dokument ve formátu RTF» (62 kB)

Protokol o stavu archiválie, vázaný materiál
pdf icon Dokument ve formátu PDF» (15 kB)
rtf icon Dokument ve formátu RTF» (39 kB)

na začátek stránky»

Související informace v dalších rubrikách webu


Výstavní a propagační činnost v Národním archivu v retrospektivě